Férový tendr – ohlédnutí po roce fungování (2.)

2 . Květen 2016

Pokračování první části článku o výběrových řízeních. Cílem společného postupu se zadavateli může být eliminace zbytečných tendrů, zvýšení vzájemné důvěry mezi zadavateli a agenturami a nastavení jasných pravidel, která jsou výhodná pro všechny strany.

Součástí iniciativy je i nabídka, že kdokoli může prostřednictvím webu ferovytendr.cz poslat zadávací dokumentaci, kterou používá, a požádat AKA o konzultaci. Stává se i to, že členové AKA, kteří se rozhodli k dodržování pravidel Férového tendru, se klientovi ozvou, že jim z pohledu této iniciativy chybí v zadání určité body a žádají o jejich dodání a třeba o prodloužení času na přípravu. V řadě případů to zadavatel přijal a zbývající podklady i čas navíc agenturám poskytl. Jmenovat lze i konkrétně, například České dráhy při výběru agentury na redesign webových stránek, Hypoteční banku nebo T-Mobile. Uvedených zkušeností přibývá, a to je jistě dobrá zpráva. Detailně se vše o Férovém tendru můžete dozvědět na stejnojmenném webu. A mimochodem, návštěvnost webu přes 6 tisíc unikátů ročně mluví sama za sebe.

 

Čtvrtá zásada: DOSTATEK ČASU A JASNÝ TIMING
Každý férový tendr má jasně nastavený harmonogram i počet kol výběrového řízení a respektuje harmonogram projektu/ kampaně. Zadání tedy obsahuje také časový harmonogram samotného projektu/kampaně, která je předmětem tendru, resp. její důležité milníky (připravovaná fáze, spuštění, atd.). Na strategicko-kreativní výstup jsou třeba od zadání do prezentace min. 4 týdny, protože skutečně kvalitní výstup není možné udělat přes noc. V tomto případě nepomůže ani alokování více zdrojů, protože jde o lineární proces řady aktivit (výzkum, briefing, atd.).

Pátá zásada: DOSTATEK PŘÍLEŽITOSTÍ K SETKÁNÍ TÝMŮ
U férového tendru je vždy možný osobní debrief a osobní prezentace strategicko-kreativních výstupů, která má pro zadavatele stejný přínos jako chemistry meeting – umožní mu seznámit se s týmem a ještě lépe ohodnotit jeho přemýšlení nad zadáním. Ve férovém tendru reprezentuje agenturu reálný tým, který se v případě získání zakázky nezmění. Pokud si tím může být zadavatel jistý, může brát složení týmu a výsledek případného chemistry meetingu jako jedno z důležitých kritérií při výběru agentury.
Agentura má nárok na osobní zpětnou vazbu na prezentaci – na jejím základě může upravit a doplnit zpracování zadání a zadavatel tak dostane kvalitnější výstupy. Odpovědi na otázky agentury nejsou dostupné ostatním agenturám v tendru, protože jejich zveřejnění je prakticky nahlédnutím do jejího know-how.

Zásada šestá: JASNÁ HODNOTÍCÍ KRITÉRIA A ZPĚTNÁ VAZBA
Každý férový tendr obsahuje přesnou definici konkrétních hodnotících kritérií a určení, jakou váhu mají pro rozhodování. Zadavatel díky tomu snadno vybere vítězné řešení a výběr je jednoduše obhajitelný. Současně agentura získá důležitou zpětnou vazbu i v případě neúspěchu.

Zásada sedmá: ÚČAST ODPOVĚDNÝCH OSOB
Ze zadání férového tendru je zřejmé, kdo celé výběrové řízení na straně klienta vede a jaká osoba je za něj zodpovědná. Je zřejmé, kteří lidé budou o výsledku rozhodovat (složení komise) a kdo je hlavní decision maker, tzn. kdo má hlavní rozhodovací pravomoc – v mnoha případech může jen tato osoba sdělit relevantní odpověď na klíčové otázky. S decision makerem má mít agentura možnost během výběrového řízení komunikovat napřímo, optimální je i jeho přítomnost u prezentace.

Zásada osmá: NEZAŤEŽUJME SE ZBYTEČNOSTMI
Férový tendr neobsahuje zbytečné požadavky typu výpis z obchodního rejstříku, potvrzení o bezdlužnosti, výpis z rejstříku trestů apod., pokud to není nezbytně nutné třeba kvůli právnímu oddělení zadavatele. Přílišná a neodůvodněná administrativa demotivuje agentury a zatěžuje jejich kapacity na úkor kvality samotné prezentace. Kontrola celé řady formálních náležitostí zatěžuje i tým na straně zadavatele.

Devátá zásada: POŽADAVEK EXKLUZIVITY NENÍ AUTOMATICKÝ
Není fér trvat na exkluzivitě v okamžiku, kdy zadavatel hledá jen projektové řešení. V případech, kdy si zadavatel vybírá ze stálého poolu agentur v jakýchsi minitendrech dodavatele pro jednotlivá zadání, je fér požadovat exkluzivitu jen na základě garantovaného objemu práce pro každou z agentur. V případě projektových řešení musí agentura pro svůj tým průběžně hledat další zakázky. Pokud takový tým nemá být z agentury propuštěn, nic jiného než získat další práci mu ani nezbývá.
Zpracováno na základě informací z dotazníkového průzkumu, mapujícího problematická místa tendrování mezi klienty a komunikačními agenturami. Průzkum realizovala iniciativa Férový tendr.

Nechte si ověřit svůj brief na: www.ferovytendr.cz
První část článku Iniciativa AKA Férový tendr.

 

Zdroj a více zde.